关于修订印发《西安石油大学会计档案管理办法》的通知

 

 

 

 

 

 

西安石油大学文件

 

西石大财〔2020〕212号

 

关于修订印发《西安石油大学会计档案

管理办法》的通知

 

各院（系）及有关单位：

现将新修订的《西安石油大学会计档案管理办法》印发你们，请遵照执行。

　

　　　

 

西安石油大学会计档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为了加强学校会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》（2017年主席令第81号）、《中华人民共和国档案法》（2020年修订版）、《会计档案管理办法》（2017年财政部国家档案局令第79号）和《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）等有关法律和行政法规，结合学校工作实际，制定本办法。

第二条  本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条  学校会计档案由财务处和校档案馆共同管理。财务处负责会计档案移交前的收集、整理、立卷、归档、利用和保管等工作。档案馆负责会计档案移交后的保管、利用和牵头组织鉴定、销毁等工作。

第四条  学校应当加强会计档案管理工作，保证会计档案管理必须的经费和设施（包括必要的存放地点、存放设施），采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

校档案馆和财务处应当指定专人负责会计档案日常管理工作，明确会计档案管理岗位职责，建立健全会计档案内部控制制度。

第二章  会计档案的内容

第五条  会计档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是学校档案的重要组成部分。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：年度部门预算、校内预算，银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报表，工资薪金发放清册，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册、鉴定意见书及其他具有保存价值的会计核算专业资料。

第六条  以电子会计资料的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计资料。同时满足下列条件的，学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输;

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第三章  会计档案的立卷和归档

第七条  每年形成的会计档案，应当由财务处按照归档要求，负责整理立卷、装订成册。

为便于保管和使用，装订成册的会计凭证须在封面上注明凭证所属会计年度、会计期间、凭证种类、张数、册数、起止编号等。会计账簿、报表及其他各类会计档案均应有专人负责整理、打印，并交于会计档案管理人员统一装订归档。会计账簿按账簿页数连续编号，按月或年度分类后加封面、封底装订成册，封面上注明单位名称、账簿名称、年度等。财务报表、工资明细表等应在封面加盖部门公章，财务处负责人、填报或者编制人的签章。

第八条  电子会计档案的归档。会计年度结束后，财务处应将会计数据电子资料按会计期间备份并详细标注，整理归档，包括：各核算账套、工资、学生收费、一卡通系统等数据。

第四章  会计档案的保管

第九条  当年形成的会计档案，在会计年度结束后可由财务处临时保管1年，再移交校档案管保管。因工作需要确需推迟移交的，最长不超过三年。财务处临时保管期间，应遵照档案管理有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

第十条  财务处在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

档案馆接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

第十一条  会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年和30年。会计档案的保管期限，从当年会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

第五章  会计档案的利用

第十二条  学校严格按照规定利用会计档案，在会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。会计档案原则上不得借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的应当严格按照规定办理相关手续。借用单位应当妥善保管并按期归还。查阅或复印会计档案者，严禁在会计档案上涂画、标记、拆封和抽换。

第十三条  查阅、复印会计档案须具备相关证明，经财务处批准并办理登记手续。会计档案在移交档案馆后需查阅、复印的，原则上需财务处安排财务人员陪同，由档案馆办理登记手续。

第六章  会计档案的鉴定和销毁

第十四条  学校应定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。会计档案鉴定工作应由档案馆牵头，组织监察处、审计处、财务处等相关部门或人员共同进行。

第十五条  经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

（一）校档案馆编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

（二）学校分管档案校领导、档案馆负责人、档案馆经办人、财务处负责人、财务处经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）档案馆负责组织会计档案销毁工作，并与财务处共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

第十六条  保管期满但尚未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和保管清册中列明。

第七章  其  他

第十七条  独立核算的二级非法人单位、独立法人单位参照本办法执行，或结合本单位具体情况制定相应的会计档案管理办法，报财务处备案。独立核算的二级非法人单位、独立法人单位会计档案均应移交校档案馆。

第十八条  预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第八章  附  则

    第十九条  本办法由财务处商档案馆负责解释，自2021年1月1日起施行，原《西安石油大学会计档案管理办法》（西石大财〔2007〕19号）同时废止。

 

附件：西安石油大学会计档案保管期限

附件

西安石油大学会计档案保管期限表

序号	档案名称	保管期限	备注
一、会计凭证类
1	原始凭证	30年
2	记账凭证	30年
3	汇总凭证	30年
二、会计账簿类
4	总账	30年	包括日记总账
5	明细账	30年
6	现金出纳账、银行存款账	30年
7	辅助账簿	30年
三、财务报告类
8	月、季度财务报告	10年	包括文字分析
9	年度财务报告（决算）	永久	包括文字分析
四、其他类
10	银行余额调节表	10年
11	银行对账单	10年
12	会计移交清册	30年
13	会计档案保管清册	永久
14	会计档案销毁清册	永久
15	会计档案鉴定意见书	永久